כיצד לקיים פגישות יעילות

תוֹכֶן

• בשלבים

הוא wiki, מה שאומר שמאמרים רבים נכתבים על ידי כמה מחברים. כדי ליצור מאמר זה, 11 אנשים, חלקם אנונימיים, השתתפו במהדורה ושיפורו לאורך זמן.

עריכת פגישה עסקית יעילה יכולה לעזור לעסק שלך לייצר תוצאות ולהשיג יעדים חשובים. כדי לוודא שיש לך פגישה יעילה, הנה כמה טיפים לניהול פגישות יעילות.

בשלבים

1. 
   

   
   הגדירו את נקודות המפתח של הפגישה שלכם עם סדר יום.
   • חלק חשוב בניהול פגישה עסקית הוא תכנון פגישות. ודא שנקודות המפתח שלך הן בכתב, ביד או במחשב. אתה יכול גם למסור עותק מסדר היום שלך למשתתפים בכדי שיידעו למה לצפות ויוכלו להתכונן לפגישה.

     
     

     
     
   • בסדר היום שלך, עליך לציין את מטרתך לפגישה. זו צריכה להיות התוצאה העיקרית שאליה אתם מכוונים, כמו לקבל רעיון חדש או לדון בבעיה מרכזית. נסה להגביל את כמות הפריטים בסדר היום שלך. עליך להתייחס לנקודות החשובות ביותר במהלך פגישתך.

2. 
   

   
   עקוב אחר סדר היום בעת עריכת פגישה.
   • דאג לעקוב אחר לוח הזמנים של פגישתך. אם הפגישה מתחילה להתרחק מהנושא, כיוון מחדש את הפגישה לנושא המדובר.

3. 
   

   
   
   
   התחל את הפגישה שלך מייד.
   • לאחר שעת הפגישה הגיעה, התחל את הפגישה. זה יעזור לך לקבוע את תפקידך כשף ולהשתמש בזמן שיש לך.

4. 
   

   
   קבעו מגבלת זמן לפגישה שלכם.
   • פגישות לא צריכות להימשך זמן רב מדי: מקסימום 30 דקות זה ממוצע טוב. שמירת הפגישה קצרה תבטיח שאתה יעיל יותר ונשתמש בחוכמה בזמן, והמשתתפים שלך יהיו ממוקדים יותר אם הם יודעים שהפגישה קצרה. כשתגיע הזמן שלך, סיים את הפגישה שלך. אתה עדיין תוכל לדון בנקודות אחרות בפגישה הבאה.

5. 
   

   
   עודדו את המשתתפים להעיר הערות והצעות.
   • שאל שאלות ותן למשתתפים בפגישה לענות מרצון. אל תכריחו השתתפות, אלא עודדו אותם בחביבות לתרום. אם מישהו מעיר תגובה, הנח אחרים באומרו משהו כמו "בסדר. למישהו אחר יש מה להוסיף? או "בואו נשמע הצעה אחרת".
   • אל תתקשר למי שמדבר רק לעתים נדירות, מכיוון שהדבר עלול לגרום להם לאי נוחות. עודדו אותם בעקיפין באמירה, "אני מעריך את דעת כולם כאן. למישהו יש מה להוסיף? ותסתכל על האדם שאתה רוצה לדבר איתו. הוא עשוי להרגיש מעודד לשתף את מחשבותיו, ואם הוא לא, אז לא הוטרד עליו שהוא נקרא.

6. 
   

   
   
   
   סיכמו את נקודות המפתח בסיום הפגישה.
   • סקור במהירות את הנדון כדי שהמשתתפים יעזבו את זה בחשבון. מחלקים משימות או נתנו הוראות לפני סיום וסיימו בזמן. אל תשכחו להודות לכולם על נוכחותם והשתתפותם.