כיצד לבצע הזמנה במשרד

תוֹכֶן

• בשלבים
• חלק 1 ארגן את הענקת השירות
• חלק 2 ניהול תקופת המעבר
• חלק 3 חשיבה במונחים של התפתחות לטווח הארוך

במאמר זה: ארגון המסירה ניהול תקופת המעבר לקיחה במונחים של פיתוח לטווח הארוך 11 הפניות

כאשר אתה עוזב תפקיד, סביר להניח כי המפקח או המנהל שלך יחפשו את עזרתך בכדי להקל על ההתקשרות של יורשו. אם אתה יוזם ומסודר, תוכל להבטיח מעבר חלק לעסק שלך ולעזוב תוך השארת מוניטין מקצועי מעולה.

בשלבים

חלק 1 ארגן את הענקת השירות

1. 
   

   
   דון בהתקדמות המסירה עם המנחה שלך. כדי להתחיל, אתה צריך לנהל דיון יסודי עם המפקח שלך בכדי לקבוע כיצד בדיוק יתבצע השירות. תלוי בעבודה שאתה עושה ובאופן בו המנהל שלך אוהב לעבוד, יתכן שתצטרך לתרום רבות למעבר. זה עשוי לכלול את העובדה שמי שמחליף אותך מתבונן בך שאתה עובד כמה ימים או אפילו יותר.
   • ברוב המקרים יהיה עליכם להכין לפחות מסמך העברה רשמי.
   • שוחח על זה עם המנהל שלך וקבע כמה אתה צפוי לתרום ובמה תצטרך להתמקד כשאתה מגיש את השירות.

2. 
   

   
   הגש מצגת ראשונית של מסמך ההעברה שלך. ברגע שיש לך מושג ברור מה הציפיות של המפקח שלך, אתה יכול להתחיל לכתוב את מסמך ההעברה. זה יעזור לכם להתארגן, תוך סיווג כל המשימות והמידע השונים שתצטרכו להעביר במהלך תקופת מעבר זו. המסמך צריך לכלול את המרכיבים הבאים:
   • מידע מפורט על פעילויות היומיום שלך, סדרי העדיפויות והמשימות שלך,
   • סקירה של הנקודות המהותיות הקשורות לפונקציה זו,
   • הצהרה ברורה של הצפוי מהמחליף שלך,
   • רשימה של כל המסמכים החשובים שיש לשלוח. זו יכולה להיות תכנית עבודה או חוזה נתון.

3. 
   

   
   
   
   קבע את כל הפרטים האחרונים. אם אתה יודע שתעזוב את תפקידך בקרוב, זה יכול לעזור לך להתאמץ במיוחד כדי להבטיח שלא תשאיר שום דבר לא גמור. תוכלו לחוות סיפוק אמיתי אם תצליחו להשיג זאת ותוכלו גם לעזור למי שמחליף אתכם על בסיס טוב. ביצוע פעולה זו גם תביא אותך לדרך להיות בקשרים טובים עם הבוסים שלך ולשמור על מוניטין טוב.
   • יתכן שזה לא תמיד אפשרי, אך אם יש לך תיקיה שעומדת להסתיים, עשה את המאמץ הנוסף שנדרש כדי לסיים אותה.
   • בנוסף, אדם חדש שבא להתמודד עם הסכם כאשר הוא קרוב להסכם עשוי להתקשות לסיים אותו, מכיוון שהוא אינו מודע לכל המורכבות בתיק.

4. 
   

   
   שוחח עם הקולגות שלך. לפני שיורשו יכנס לתפקיד, מצא זמן לדון עם הקולגות שלך על המסירה ושאל אותם אם הם חושבים שיש משהו שאתה צריך להתמקד בו. אם ממתינה בעיה ואינכם מודעים לה, זו ההזדמנות החלומית לשים לב.
   • סביר להניח כי בעיות חדשות לא ישפיעו על ימייך האחרונים, אך אם אתה מודע להן לפחות, תוכל לדווח עליהן למי שתופס את מקומך.
   • זה גם נותן לך את האפשרות לוודא שכל העובדים שלך יודעים שאתה עוזב ומתי אתה עוזב. יידע אותם על תקופת המעבר כך שייקחו אותה בחשבון.
   • יש סיכוי טוב שהפריון שלך יירד במהלך תקופת מעבר, וזו הסיבה שכדאי ליידע את עובדיך מראש.

5. 
   

   
   
   
   כתוב מסמך העברה רשמי. השלב האחרון בהכנות למעבר הוא השלמת כתיבת מסמך ההעברה הרשמי. אתה יכול להשתמש בטיוטה שיצרת, אך הקפד להרחיב אותה ולכלול את כל המידע הקריטי. יהיה עליכם לבדוק את המסמך עם המפקח שלכם וכל שאר חברי הצוות. נסה לעשות זאת ושלח את המסמך ליורשו כמה ימים לפני התאריך בו הוא אמור לתפקיד. תוכן מסמך זה ישתנה בהתאם לסוג העבודה שנעשתה, אך הוא עשוי לכלול את הדברים הבאים:
   • רשימה ולוח הזמנים של הפעולות שיש לבצע,
   • תדרוך בנושאים אקטואליים,
   • לוח זמנים של מועדים ואירועים קרובים,
   • פרטי כניסה וסיסמאות,
   • רשימה של אנשי קשר שימושיים,
   • מדריך לניהול תיקיות וקבצים במחשב.

חלק 2 ניהול תקופת המעבר

1. 
   

   
   הקצה כמה שיותר זמן למעבר. יתכן שאתה עדיין נוכח כאשר יורשו נכנס לתפקידו וייתכן שתתבקש להשלים שירות שלם יותר. משך המעבר הזה משתנה, אך בחלק מהמקרים יהיה לכם כמה ימים או יותר כדי לעזור לחדש להטביע את חותמו. באופן כללי, ככל שתקדישו יותר זמן לתקופת המעבר, תוכלו להעביר מידע רב יותר.
   • בהכרח יהיו פרטים שתשכח והקפדה על מישהו שיעקוב אחריך היא דרך טובה להתמודד עם המשימות היומיומיות השונות שאתה מבצע.

2. 
   

   
   העבירו את המסמכים החשובים באופן אישי. במהלך תקופת המעבר, כדאי לעשות כי כל הנתונים הקריטיים והמסמכים החשובים מועברים באופן אישי. זה יעזור להבטיח שהמשימות החשובות ביותר יבוצעו בתקנים וכי העדיפות מוגדרת בבירור. העברת המסמכים באופן אישי תאפשר גם לך לדון בבעיות המורכבות ביותר ביסודיות לפני שאתה עוזב.
   • ההזדמנות הזו שתצטרכו להעביר מידע מפתח תוך שהיא מאפשרת ליורשכם לשאול אתכם שאלות ישירות היא חיונית למעבר החלק.
   • זה גם ייתן לך את ההזדמנות לספק חרוט ולהביא כמה ניואנסים לדיון שאחרת אולי התעלמו ממנו.

3. 
   

   
   עשו מאמץ להביא את עזרתכם. אם אתה מוצא את עצמך בקשר עם היורש שלך בעבודה, אתה תמיד צריך להיות יוזם ואכפתי. התאמצו לזהות ולעזור לפתור כל בעיה שעלולה להתעורר. האדם שמחליף אותך עשוי להיות מאוים וקצת ביישן בימים הראשונים והוא עשוי לפחד להפריע לך בשאלותיו.
   • הקפידו להבהיר שאתם שם כדי לעזור וששאלות יתקבלו בברכה.
   • בכך תעזור בהצבת מצב בו האחריות להעברת השירות תחולק בין יורשך לבינך.

4. 
   

   
   ארגן פגישה לסגירת המסירה. הדבר האחרון שצריך לעשות לפני שאתה הולך לסיים את השירות הוא לארגן פגישה אולטימטיבית עם מי שמחליף אותך. בקש ממנו להגיש את כל השאלות הבולטות שיש לו ואת השטרות שכתב. מפגש זה הוא הזדמנות מצוינת עבור החדש לוודא שהוא מבין את אחריותו ותפקידו.
   • ניתן להבהיר את כל הוודאות בפגישה זו.
   • תלוי בסוג המקום בו אתה עובד, זה יכול להיות נבון להימנע מהפניית המפקח או המנהל שלך.
   • לכל הפחות, עליך ליידע את המנהל שלך היכן ומתי מתקיימת הפגישה, ולשאול אם יש עוד משהו שתרצה להוסיף.

חלק 3 חשיבה במונחים של התפתחות לטווח הארוך

1. 
   

   
   הדגש כל מסמך או הכשרה תומכים. נסה לראות בהעברת השירות הזדמנות שניתנה לך לעזור באמת לתת ליורשך כל הזדמנות להצליח. אתה לא רק מעביר את העבודה ואת המשימות, אתה גם מנסה לעזור לאדם שמחליף אותך להתפתח באופן מקצועי, בנוסף לתרום ליציבות העסק הוותיק שלך בטווח הארוך.
   • אתה יכול לעשות זאת על ידי הגשת הזדמנויות אימונים שאתה מודע אליהם.
   • יתכן שעקבת אחרי שהתחלת לבצע את העבודה הזו, אחר אימונים שעזרו לך להטביע את חותמך ולהסתגל.
   • אל תשכח להציג זאת ליורשך ולעודד אותו לחקור מספר אפשרויות.

2. 
   

   
   אל תזניחו את תרבות העבודה. אם יש לכם אפשרות לבלות עם זה שייקח את הלפיד שלכם, חשוב שלא תתמקדו רק בהיבטים הטכניים של העבודה שלכם. כל חברה היא ייחודית ובעלת סביבה ותרבות עבודה ייחודית שיכולה להפחיד או לבלבל חדש. וודא שאתה לוקח את הזמן כדי להסביר כיצד הדברים עובדים בחברה שלך.
   • עשה מאמץ להראות אותו במשרד ולהציג אותו לכל העובדים.
   • הקפידו להגדיר בבירור את תפקידו של המצטרף החדש ולהבהיר את תפקידם של עובדים לשעבר.
   • אם העבודה שהאדם החדש מבצע שונה מעט משלך או שהסדרי העדיפויות והאחריות שלו הם שונים, וודא שעובדים אחרים יידעו זאת.

3. 
   

   
   ספק את הפרטים שלך. אם אתה באמת רוצה לעשות יותר, ספק את נתוני הקשר שלך לעובד החדש. אתה יכול לומר לו שיש לו אפשרות ליצור איתך קשר במקרה של בעיה משמעותית או אם יש צורך להדריך אותו. לא כולם ישמחו לעשות זאת, וזה בוודאי תלוי במערכת היחסים שלכם עם הבוס לשעבר.
   • לעתים קרובות ניתן לפתור בעיה באמצעות אימייל פשוט.
   • העובדה שאתה מציע לעזור היטב לאחר עזיבתך תשאיר רושם טוב ותעזור בשיפור המוניטין שלך.