תוֹכֶן
במאמר זה: בחירת פלטפורמת תקשורת יצירת חומרי הדרכה יעילים צוות פיקוח 13 הפניות
עובדים העובדים מרחוק יכולים להיות נכס עיקרי עבור הארגון שלך. עם זאת, האימונים שלהם יכולים להציב אתגרים מיוחדים. אם העובדים שלך מתגוררים הרחק מהתחום העסקי שלך, הקפד להקים פלטפורמת תקשורת אחידה ואמינה. שלחו להם חומרי הדרכה מפותחים כך שילמדו את דרישות התפקיד בעצמם. לבסוף, פיקוח ישיר ומשוב קבוע יכולים לעזור להם להסתגל בצורה יעילה ואפקטיבית.
בשלבים
חלק 1 בחירת פלטפורמת תקשורת
-
בקש מהם ללכת לחברה במידת האפשר. גם אם עובד עובד מרחוק, אתה יכול לקחת אותו לחברה להכשרה. זוהי בדרך כלל אפשרות ההדרכה הפרקטית והחסכונית ביותר עבור עובדים העובדים מרחוק, אך גרים בסמוך למשרד או לחברת בת של החברה. עם זאת, אם הם גרים רחוק מדי, ניתן לשלול אפשרות זו. -
ארגן ועידות וידיאו לאימונים בהתאמה אישית. שיחות ועידה טלפונית מעניקות נגיעה אישית לתהליך ההדרכה וניתן להשתמש בהן כדי להבהיר פרטים חשובים אודות התפקיד. שיחות מרווח שבועיות יעזרו לכם לעקוב אחר ההתקדמות של הצוות שלכם.- ועידות וידיאו יעילות יותר לעובדים העובדים מרחוק ומעורבים באסטרטגיה או בשיווק של החברה: ערוץ זה מאפשר לכם לדון איתם בחופשיות על רעיונות ונהלים.
- אם לעובד ואין לכם אזורי זמן, הקפידו לבחור זמן שמתאים לשניכם.
- להלן כמה אפליקציות נהדרות לשיחות ועידה בוידיאו: Skype, Zoom או Slack.
-
השתמש בשירות מיידי. עבור חברות שפעילויותיהן דורשות שיתוף פעולה ותקשורת תכופה בין עובדים לעובדים, שירות מיידי-על הוא האפשרות המתאימה ביותר מכיוון שהיא מספקת לעובדים תקשורת בזמן אמת.- אם יש לעובד שאלות במהלך ההדרכה, הוא או היא יכולים להפנות אליך דרך הקו המיידי לקבלת תגובה מהירה. כמו כן, אתה יכול לשלוח לו הערות בזמן אמת על עבודותיו באותו ערוץ.
- להלן כמה שירותים שאינם משלמים העסק שלך יכול להשתמש בהם: Skype, Hangouts Google+ ו- Spark.
- המשרה המיידית עשויה להיות לא האפשרות הטובה ביותר אם העובד שלך לא עובד באותה שעות כמו שאר הצוות.
-
שלח s לעצמאים. דואר אלקטרוני הוא אפשרות טובה אם לעובד אין את אותן שעות עבודה, יש לו אזור זמן שונה או קובע שעות משלו. שלח את ההערות, חומרי ההדרכה, הקישורים והקבצים המצורפים שלך בקלות באמצעות הדוא"ל.- וודא שהוא יודע כמה זמן ייקח לענות לדואר.
חלק 2 צור חומרי אימון יעילים
-
תכנן מדריך הדרכה או מדריך לעובד. הזמינות של מדריך הדרכה מאפשרת לעובדים לדעת מה לעשות בכל פעם שיש להם שאלה או אי הבנה. שלח את המדריך בדוא"ל לצוות שלך או שתף אותו במערכת אחסון בענן. עליך לכלול:- האחריות הראשונה לתפקיד,
- מדיניות חברה,
- כיצד להפעיל משימות באמצעות תוכנה, ממשקים מקוונים או כלים אחרים,
- אופן התקשורת עם ההנהלה.
-
תן פרטים ספציפיים כיצד לבצע את המשימות. התאמצו לחזות בעיות או שאלות שעלולות להיות לעובד והכללו אותן במדריך שלכם. פרטים ספציפיים מאפשרים לצוות להבין קודם את המשימות שיש לבצע.- לדוגמה, במקום לומר רק "בבקשה השב את העבודה לאחר שסיימת", אמור זאת במקום זאת: "אנא לחץ על הכפתור שליחה לשלוח לנו את העבודה שלך לאחר שתסיים. זה ירענן את הדף ויחזיר אותך לממשק הראשי. "
- הקפד לכלול פרטים, כגון שעות דיווח, הגשת עבודה או יצירת קשר אם יש בעיה.
-
קבע מכסות ויעדים לכל משימה. לאחר שאמרו לעובד כיצד לבצע משימה, וודאו שהוא מבין את הכללים, המכסות או ההוראות שיהיה עליהם למלא. כמה עבודה הוא צריך לעשות בשבוע? איך אתה צריך לתקשר איתך? כמה זמן לוקח להגשת העבודה?- כדוגמה, אתה יכול לומר "אנו מצפים שתבצע חמש (5) שיחות בכל שעה" או "עליך לבדוק את הדוא"ל שלך פעם אחת לפחות בכל שעה בין 9 בבוקר ל 17 בערב. "
-
ספק תוכן חינוכי לתוכנה וחומרה. אם יש תוכניות או חומרים ספציפיים שעל העובד להשתמש בהם, בנוסף להוראות הכתובות, ספק חזותי ברור כיצד להמשיך.- אם אתה עובד על פלטפורמה ממוחשבת, השתמש בתוכנה ללכידת מסך כדי לצלם תמונות או קטעי וידאו מהמסך, ופורט על כל שלב בתהליך.
- תרשימים וגרפים יכולים להועיל מאוד לעובדים הזקוקים להתקנת ציוד או תוכנה מסוימים.
-
השקיעו בתוכנית אימונים מקוונת. אם אתה עובד עם מספר גדול של אנשים מרחוק, אתה יכול לשכור סוכנות שתפתח מודול הדרכה מקוון שמאפשר אוטומציה של חלק מתהליך ההדרכה. אתה תעבוד בשיתוף פעולה עם הסוכנות כדי ליצור פלטפורמה בהתאמה אישית המכילה סרטונים וכלים אינטראקטיביים.- סוכנויות כאלה עשויות להציג את עצמן בפני הציבור כמשרדי הכשרה או גיוס עובדים.
- למרות העלות הגבוהה של אפשרות זו, זה יחסוך לך זמן יקר אם אתה מאמן את עובדיך באופן קבוע.
חלק 3 פיקוח על הצוות
-
הגדר יעדים לעובד שלך. צור ציר זמן במשימות שעליו לבצע או לקבוע יעדים ספציפיים שיש להשיג ואת מסגרת הזמן להגיע אליהם. זה עוזר לתת לעובדים המרוחקים שלך הנחיה ומעודד אותם להתמכר במהירות רבה יותר.- לדוגמה, נאמר, "אנו רוצים שתוכל להשתמש בתוכנת השיחה שלנו לפני סוף השבוע הראשון. בסוף החודש הראשון, עליכם לרכוש לפחות 10,000 יורו במכירות. "
-
הערו ספציפיות לגבי המשימות הראשונות. העיר הערות בונות על כל משימה במשך השבועיים-שלושה הראשונים או עד שהעובד מכיר את השלבים השונים בעבודתו. פרשנות מסוג זה עשויה לעזור לאמוד את הכיוון והציפיות של העבודה שהוא עושה.- לדוגמה, אמר משהו כמו, "התמונות האלה שעיצבת ממש טובות. עם זאת, אנו חושבים שזה יתאים יותר למותג של חברתנו אם תיצמד לתכנית צבע יחידה. באופן דומה, אנו מעדיפים פונט קטן יותר. "
- המשימה הראשונה שלו חייבת להיות פשוטה מספיק עם איחור קצר. לדוגמה, בקש לכתוב מאמר קטן או להכין גיליון אלקטרוני לסוף היום. זה יעזור לך לתת לו משוב מהיר.
-
בקש הערות ושאלות. עודדו את העובד לפנות אליכם בכל שאלה שיש לו. לאחר השלמת האימונים, שאלו אותו אם יש לו דעה כנה על התהליך. זה יעזור לכם להבהיר את התהליך עבור עובדים פוטנציאליים העובדים מרחוק.- אם העובד ניגש אליך עם שאלה, ענה עליה כמיטב יכולתך. אם יש לך רושם שהתשובה נמצאת במדיום האימונים, נסה להתייחס אליה על ידי ציון הקטע.
- אם העובד החדש לא ישלח לך שאלות, אתה יכול לשלוח לו פשוט עם תוכן דומה: "רק כדי לקבל חדשות. איך ההדרכה מתנהלת? יש לך שאלות? "
- אם תרצה, השאר את התגובות באופן אנונימי כדי שתרגיש חופשי לבטא את עצמך. השתמש באתר סקר מקוון כדי ליצור טופס תגובה.
-
תקשר באופן קבוע עם כל העובדים שלך. גם במהלך האימונים וגם אחריהם, יש לשמור איתם על קשר והקפידו על עדכניות בחדשות החברה. עלוני מידע, ימי עיון מקוונים או אפילו שיחות ועידה שבועיות יכולות לעדכן אותם.- עובדים העובדים מרחוק נוטים להרגיש מבודדים או לא בקשר עם החלטות, חדשות ואקטואליה בחברה. לכן חשוב לתמוך בהם ולעודד אותם לגשת ולשתף פעולה עם חברי הצוות והחברה האחרים דרך רשתות חברתיות, העברת הודעות מיידיות או שיחות ועידה בוידיאו.